Realizamos la gestión de facturación como ampliación de una aplicación iniciada por nosotros y detallada en el apartado “Gestión para Contratos de Prevención de Riesgos Laborales” y también, en en el apartado “Gestión documental para contratos de Prevención de Riesgos Laborales”.
La gestión de facturación, se desarrolló para facturar los contratos de prevención, de la forma más automática posible. Como en la aplicación ya disponemos de los datos de los contratos y de facturación de cada cliente, solo es necesario facturar los contratos que se renueven.
En los contratos figura la fecha de inicio y fin de cada contrato, por lo que podemos hacer una labor predictiva, para facilitar las renovaciones y consecuentemente, facturar.
Por lo tanto, el programa propone qué clientes tienen que renovar sus contratos y que facturas se deben realizar. Después, como tarea administrativa, se debe repasar lo que propone el programa y aceptar o no lo que corresponda.
Además, el programa permite facturar de forma independiente, otros contratos y/o servicios que no sean de prevención de riesgos laborales.
La gestión de facturación se complica porque cada cliente tiene formas de pago diferentes, y porque nuestro cliente, nos pidió que se hiciera una factura a cada vencimiento, para poder distribuir los costes de los impuestos. Esto implica que cada factura detalla todas las facturas relacionadas (pendientes y pagadas).
El programa también permite realizar la facturación electrónica, y toda la gestión completa que conlleva el proceso de facturación (hacer facturas proforma, duplicar facturas, rectificar facturas, realizar recibos bancarios con norma 19XML, etc.) y el proceso de seguimiento de los cobros/pagos.
Finalmente, el programa enlaza con otro programa de Prevención médica, para poder facturar los servicios de vigilancia de la salud, y realiza traspasos de datos al programa SAP de contabilidad de nuestro cliente.
Otra característica importante, es que la aplicación de contratos y gestión documental, está hecha como una aplicación web, de forma que es accesible para todas las delegaciones a través de cualquier navegador. Ahora bien, la aplicación de facturación, se hizo como aplicación de escritorio, de forma que solo se instaló en algunos ordenadores. Esto quiere decir que en realidad coexisten dos aplicaciones, interrelacionadas entre sí, compartiendo la misma base de datos. De esta forma, la aplicación web hace toda la preparación para el proceso de facturación y la aplicación de escritorio realiza todo el proceso de facturación.
A continuación detallamos la aplicación web:
Para el nuevo proceso de facturación, tuvimos que remodelar completamente la aplicación existente, realizando cambios en todas sus áreas. Mediante ampliación de campos, o reestructurando el planteamiento inicial de cada apartado, y cambiando el diseño final.
Se amplió la ficha de Datos de la Empresa, con más campos, algunos de ellos necesarios para la facturación electrónica:
El apartado de Delegaciones/Centros se rediseñó y amplió, añadiendo un nuevo apartado para contratos que no sean de prevención de riesgos laborales (No PRL). A continuación mostramos una imagen con la ficha para una delegación o centro del cliente. Es decir, en este apartado, se introducen todas las delegaciones o centros de cada cliente, sus contactos, sus datos para facturar, los datos relativos a sus contratos de prevención y los datos relativos a los contratos que no son de prevención:
El subformulario referente a los Contactos de la empresa, no cambió tanto. En este apartado se recogen los contactos que firmaran los contratos, así como las personas con las que se tenga relación, para la gestión de riesgos laborales:
El apartado de Datos para la Facturación se amplió, para establecer hasta cuatro formas de pago diferentes, pudiendo ser utilizadas para conceptos relativos a Especialidades Técnicas, relativos a Vigilancia de la Salud, para conceptos No PRL y para conceptos Variables.
En este apartado también se establece la dirección de envío de la factura, si es una dirección diferente a la que tenemos en el apartado de Datos Empresa (dirección fiscal). También se puede establecer la forma de impresión de la factura (en papel, en PDF, por fichero EDICOM) y envío (por correo normal, por email o por EDI):
El apartado de Contratos/Disciplinas/Modalidades, se utiliza para introducir todos los contratos de prevención de riesgos laborales de cada cliente. Este apartado es uno de los más complejos, ya que tiene un subapartado de Seguimiento y otro de Documentación.
En el subapartado de Seguimiento, podemos ver el historial de contratos de prevención que tiene cada cliente y si hay algún aportador asociado:
Cada línea de seguimiento, se amplia, mediante un subformulario emergente, mostrando la lista de los conceptos contratados que se deben facturar:
Cada concepto a facturar, se amplia, mediante otro subformulario emergente, mostrando el detalle del concepto que se contrata y de qué forma se ha de facturar:
Volviendo al apartado de Contratos/Disciplinas/Modalidades, en el subapartado de Documentación podemos generar el Certificado conforme el cliente tiene contratado el servicio de prevención y ver todos sus contratos. El programa muestra la relación de documentos guardados en el servidor:
Para que a un cliente se le puedan facturar servicios diferentes a los de prevención, creamos un nuevo apartado llamado “Contratos No PRL”. En este apartado encontraremos los mismos subapartados explicados para “Contratos/Disciplinas/Modalidades”. Se diferencian, para no mezclar servicios y/o contratos.
Finalmente, otra mejora realizada en la aplicación, fue para el apartado de Observaciones. Anteriormente, existía un campo de observaciones en cada subformulario, para las notas que fueran necesarias. En esta nueva versión, todas las observaciones se han colocado en un mismo apartado, de esta forma, se pueden consultar en un mismo formulario. Eso sí, en cada observación se puede detallar para qué apartado o ámbito corresponde:
Para no entrar en más detalle, la aplicación tiene un amplio apartado de archivos auxiliares, en los que se especifican datos de bancos, códigos postales, formas de pago, actividades, códigos CNAE, modalidades preventivas, conceptos a facturar, tipos de IVA, tarifas, y un largo etc. Incluye también, un amplio apartado de listados (empresas según CNAE, Altas y Bajas, Clientes por Delegación, Clientes por Técnico, Cliente con/sin SEPA, Clientes con contratos firmados/sin firmar, etc.) y la Exportación de datos.
A continuación detallamos la aplicación de escritorio:
Como hemos comentado antes, el programa puede hacer una facturación predictiva, en función de los contratos renovados. Pero si preferimos hacerlo a mano, entonces, se puede visualizar la lista de contratos renovados, pendientes de facturar, con el objetivo de marcar los que queramos que se facturen:
Si queremos ver el detalle del contrato de un cliente, podemos efectuar doble clic, sobre su línea o registro, y aparecerá una pantalla que mostrará el detalle de los conceptos a facturar:
Como existen diversas formas de pago y nuestro cliente nos pidió que se hiciera una factura para cada vencimiento, el programa realiza una facturación previa (prefacturas). Tanto si se ejecuta el proceso de facturación automática, como si se factura manualmente, el primer paso, es realizar una prefactura. En ella, el programa advertirá según la forma de pago y sus diferentes vencimientos, cuantas facturas debe realizar, en fechas futuras. Mostramos el buscador de prefacturas. Hay un filtro que permite mostrar las que están pendientes y las que ya han sido facturadas:
En caso que sea necesario realizar una factura de forma manual sin utilizar el circuito de los contratos, el programa dispone de un formulario, en el que es posible detallar todos los datos necesarios y conceptos a facturar, más las diferentes formas de pago. De nuevo, se generará una prefactura, a partir de la cual, según la forma de pago, se crearan determinadas facturas:
En el momento de crear las prefacturas, el programa ya sabe cuantas facturas ha de realizar. Si se ejecuta el proceso de facturar, creará una factura para cada vencimiento. Ahora bien, el programa tendrá preparadas las facturas en orden cronológico, sin ponerles ningún número de factura. Permaneceran en estado “aletargado”, hasta la fecha de facturación.
Cada día, las personas dedicadas a facturar, revisarán el listado de facturas pendientes o a materializar y solo tendrán que aceptar su emisión. En ese momento, el programa insertará el numero de factura que corresponda.
Las facturas se pueden modificar hasta el momento de su emisión. Después se tiene que utilizar el proceso para rectificar facturas:
Si el sistema de cobro es por recibos bancarios, la aplicación permite gestionar recibos por norma19 y 58, es decir, SEPA vista y SEPA descuento:
La aplicación dispone de gestión de cobros, en los que se puede distinguir si falta cobrar el 100% o hay cobros parciales. En caso de cobros parciales, se gestionan las cantidades parciales y los cargos por comisiones bancarias, motivadas por devoluciones de los recibos:
El traspaso al programa SAP de contabilidad, permite seleccionar entre fechas, los datos a traspasar y repetir datos traspasados anteriormente:
El programa dispone de una gestión de listados muy completa y los datos se pueden exportar a Excel en cualquier momento. A pesar de ello, ofrecemos un módulo para generar listados, a libre criterio, mezclando los datos que desee nuestro cliente.
Aplicación realizada con Visual.Net y base de datos SQL. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer de la base de datos SQL Express (mínimo). La aplicación está realizada en idioma Castellano. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
