Excel, al 1990, va incorporar les taules dinàmiques per a la versió 3.0, com un menú més de la seva aplicació. Això va facilitar i va agilitar l’anàlisi de dades. Ara bé, mitjançant l’ús de fórmules d’índex i referència, de sumes condicionals i de camps combinats, és possible realitzar la teva pròpia taula dinàmica, de manera manual, encara que sigui una mica més limitada.
Un client que utilitza una base de dades SQL, i exporta algunes dades de les seves delegacions a Excel, utilitza les taules dinàmiques, per a l’anàlisi de les dades. Aquest client ens va sol·licitar canviar la manera de presentar les dades, a la seva conveniència, i que mitjançant una variable, es produïssin canvis en les dades a analitzar. Per a això, vàrem crear una espècie de taula dinàmica manual, mitjançant fórmules d’índex i referència, i afegint un camp combinat, perquè l’usuari pogués canviar una variable. A continuació expliquem amb més detall aquest plantejament.
Es tracta de dades per a l’anàlisi comptable de les despeses en les delegacions del client. El seu interès era que els conceptes utilitzats a l’anàlisi, es presentessin en un determinat ordre, i que mitjançant un camp combinat, es pogués canviar el mes, de manera que la taula, mostrés les despeses d’una delegació, en un mes concret i les despeses acumulades fins a aquest mes, des de principis d’any.
Efectivament, les taules dinàmiques poden agrupar les dades per delegacions i mesos, però els conceptes s’ordenen de manera alfabètica. A més el client va demanar que es calculés l’acumulat. De totes maneres, per a aquest cas, utilitzem les taules dinàmiques per a preparar el càlcul final, agrupant els conceptes i valors de manera mensual.
Inicialment es disposa d’una llista de conceptes, per delegació, mes, compte comptable i import. La llista és molt llarga i disposa informació de diverses delegacions i mesos, repetint els conceptes, però amb xifres diferents.
A continuació realitzem una taula dinàmica que agrupa per delegació i mes, els conceptes del full anterior.
A un altre llibre de càlcul, realitzem diversos fulls (un per a cada delegació), el càlcul corresponent, distribuint els comptes, segons l’ordre que el client necessita. Vàrem crear un camp combinat, per a seleccionar el mes del càlcul i presentar les xifres corresponents. Llavors, per a realitzar el càlcul de l’acumulat, desenvolupem una taula més a la dreta, amb les xifres mes a mes, però acumulant en cada mes, la xifra del mes anterior, per a cada compte. D’aquesta manera, en la columna “Acumulat”, podem presentar el valor que correspongui, segons el mes seleccionat.
Aplicació realitzada amb Excel. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar del programa MS Excel. L’aplicació està realitzada en idioma Castellà. Nota: Les dades inserides a les imatges són fictícies.
