Realitzem la gestió documental com a ampliació d’una aplicació iniciada per nosaltres i detallada en l’apartat “Gestió per a Contractes de Prevenció de Riscos Laborals”, per:
- la combinació amb les dades de clients i contractes, amb un model de contracte.
- facilitar la salvaguarda i la localització dels contractes signats pels clients.
- realitzar les renovacions dels contractes.
A continuació expliquem de forma una mica més detallada, aquests punts:
L’empresa disposa de diversos models de contractes, més de 180, que utilitza per a la combinació de les dades dels seus clients, segons les opcions que contracten i per cada delegació. Per a facilitar aquesta combinació de dades, creem un formulari que presenta la llista dels models de contractes i permet la combinació de dades i document, per a un sol contracte, o per a un grup de contractes. Els models de contracte es preparen amb un editor de Crystal Reports.
El programa permet seleccionar un client pel seu número de contracte, el seu NIF, el seu codi de client o pel seu nom fiscal. Per a seleccionar un grup de clients, es pot filtrar entre codis de clients, per data fi de contracte, per una província, per una comunitat autònoma o per a tots els clients o prospectes.
El resultat es mostra en forma de llistat en pantalla, de manera que l’operador pot seleccionar tots els registres mostrats, o només els que li interessi.
La combinació pot donar com a resultat, un document de Word, un document en format PDF, en format XLS o en format RTF.
Els documents signats pels clients, s’escanegen. El nostre programa disposa d’una utilitat que sobre la base del número de contracte, diposita les seves imatges en una carpeta del servidor. Després es poden recuperar, buscant pel mateix número de contracte, directament en el servidor, o bé, des de la nostra aplicació, a l’apartat de “Seguiment del Contracte”.
Per a aquesta gestió, es va modificar la part del formulari de contracte i el seu seguiment. Permetent l’obtenció dels contractes de cada client, dins de la seva pròpia fitxa.
Els contractes dels clients, es renoven de manera anual. El programa permet la renovació individual o col·lectiva, filtrant per diversos paràmetres. Quan el programa mostra la llista d’empreses a renovar, l’operador pot seleccionar tots o diversos clients, abans d’efectuar la renovació. Per a realitzar la renovació es pot aplicar un increment del preu, en base l’IPC, o renovar sense aplicar increments:
La combinació de documents, que també pot fer-se des de l’apartat de contractes de cada client, també permet obtenir certificats, perquè el client pugui demostrar que té la seva cobertura al dia.
Aplicació realitzada amb Visual.net i base de dades SQL. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar de la base de dades SQL Express (mínim). L’aplicació està realitzada en idioma Castellà. Nota: Les dades inserides en les imatges són fictícies.
