Realitzem la gestió de facturació com a ampliació d’una aplicació iniciada per nosaltres i detallada en l’apartat “Gestió per a Contractes de Prevenció de Riscos Laborals” i també, a l’apartat “Gestió documental per a contractes de Prevenció de Riscos Laborals”.
La gestió de facturació, es va desenvolupar per a facturar els contractes de prevenció, de la forma més automàtica possible. Com a l’aplicació ja disposem de les dades dels contractes i de facturació de cada client, només és necessari facturar els contractes que es renovin.
En els contractes figura la data d’inici i fi de cada contracte, per la qual cosa podem fer una tasca predictiva, per a facilitar les renovacions i conseqüentment, facturar.
Per tant, el programa proposa quins clients han de renovar els seus contractes i quines factures s’han de realitzar. Després, com a tasca administrativa, s’ha de repassar el que proposa el programa i acceptar o no el que correspongui.
A més, el programa permet facturar de forma independent, altres contractes i/o serveis que no siguin de prevenció de riscos laborals.
La gestió de facturació es complica perquè cada client té formes de pagament diferents, i perquè el nostre client, ens va demanar que es fes una factura a cada venciment, per a poder distribuir els costos dels impostos. Això implica que cada factura detalla totes les factures relacionades (pendents i pagades).
El programa també permet realitzar la facturació electrònica, i tota la gestió completa que comporta el procés de facturació (fer factures proforma, duplicar factures, rectificar factures, realitzar rebuts bancaris amb norma 19XML, etc.) i el procés de seguiment dels cobraments/pagaments.
Finalment, el programa enllaça amb un altre programa de Prevenció mèdica, per a poder facturar els serveis de vigilància de la salut, i realitza traspassos de dades al programa SAP de comptabilitat del nostre client.
Una altra característica important, és que l’aplicació de contractes i gestió documental, està feta com una aplicació web, de manera que és accessible per a totes les delegacions a través de qualsevol navegador. Ara bé, l’aplicació de facturació, es va fer com a aplicació d’escriptori, de manera que només es va instal·lar en alguns ordinadors. Això vol dir que en realitat coexisteixen dues aplicacions, interrelacionades entre si, compartint la mateixa base de dades. D’aquesta manera, l’aplicació web fa tota la preparació per al procés de facturació i l’aplicació d’escriptori realitza tot el procés de facturació.
A continuació detallem l’aplicació web:
Per al nou procés de facturació, vam haver de remodelar completament l’aplicació existent, fent canvis a totes les seves àrees. Mitjançant ampliació de camps, o reestructurant el plantejament inicial de cada apartat, i canviant el disseny final.
Es va ampliar la fitxa de Dades de l’Empresa, amb més camps, alguns d’ells necessaris per a la facturació electrònica:
L’apartat de Delegacions/Centres es va redissenyar i ampliar, afegint un nou apartat per a contractes que no siguin de prevenció de riscos laborals (No PRL). A continuació mostrem una imatge amb la fitxa per a una delegació o centre del client. És a dir, en aquest apartat, s’introdueixen totes les delegacions o centres de cada client, els seus contactes, les seves dades per a facturar, les dades relatives als seus contractes de prevenció i les dades relatives als contractes que no són de prevenció:
El subformulari referent als Contactes de l’empresa, no va canviar tant. En aquest apartat es recullen els contactes que signeran els contractes, així com les persones amb les quals es tingui relació, per a la gestió de riscos laborals:
L’apartat de Dades per a la Facturació es va ampliar, per a establir fins a quatre formes de pagament diferents, podent ser utilitzades per a conceptes relatius a Especialitats Tècniques, relatius a Vigilància de la Salut, per a conceptes No PRL i per a conceptes Variables.
En aquest apartat també s’estableix l’adreça d’enviament de la factura, si és una adreça diferent a la que tenim en l’apartat de Dades Empresa (adreça fiscal). També es pot establir la forma d’impressió de la factura (en paper, en PDF, per fitxer EDICOM) i enviament (per correu normal, per email o per EDI):
L’apartat de Contractes/Disciplines/Modalitats, s’utilitza per a introduir tots els contractes de prevenció de riscos laborals de cada client. Aquest apartat és un dels més complexos, ja que té un subapartat de Seguiment i un altre de Documentació.
En el subapartat de Seguiment, podem veure l’historial de contractes de prevenció que té cada client i si hi ha algun aportador associat:
Cada línia de seguiment, s’àmplia, mitjançant un subformulario emergent, mostrant la llista dels conceptes contractats que s’han de facturar:
Cada concepte a facturar, s’àmplia, mitjançant un altre subformulari emergent, mostrant el detall del concepte que es contracta i de quina forma s’ha de facturar:
Tornant a l’apartat de Contractes/Disciplines/Modalitats, en el subapartat de Documentació podem generar el Certificat conforme el client té contractat el servei de prevenció i veure tots els seus contractes. El programa mostra la relació de documents guardats en el servidor:
Perquè a un client se li puguin facturar serveis diferents als de prevenció, em creat un nou apartat anomenat “Contractes No PRL”. En aquest apartat trobarem els mateixos subapartats explicats per a “Contractes/Disciplines/Modalitats”. Es diferencien, per a no barrejar serveis i/o contractes.
Finalment, una altra millora realitzada a l’aplicació, va anar per a l’apartat d’Observacions. Anteriorment, existia un camp d’observacions a cada subformulario, per a les notes que fossin necessàries. En aquesta nova versió, totes les observacions s’han col·locat en un mateix apartat, d’aquesta manera, es poden consultar a un mateix formulari. Això sí, a cada observació es pot detallar per a quin apartat o àmbit correspon:
Per a no entrar en més detall, l’aplicació té un ampli apartat d’arxius auxiliars, en els quals s’especifiquen dades de bancs, codis postals, formes de pagament, activitats, codis CCAE, modalitats preventives, conceptes a facturar, tipus d’IVA, tarifes, i un llarg etc. Inclou també, un ampli apartat de llistats (empreses segons CCAE, Altes i Baixes, Clients per Delegació, Clients per Tècnic, Client amb/sense SEPA, Clients amb contractes signats/sense signar, etc.) i l’Exportació de dades.
A continuació detallem l’aplicación d’escritori:
Com hem comentat abans, el programa pot fer una facturació predictiva, en funció dels contractes renovats. Però si preferim fer-ho a mà, llavors, es pot visualitzar la llista de contractes renovats, pendents de facturar, amb l’objectiu de marcar els que vulguem facturar:
Si volem veure el detall del contracte d’un client, podem fer doble clic, sobre la seva línia o registre, i apareixerà una pantalla que mostrarà el detall dels conceptes a facturar:
Com existeixen diverses formes de pagament i el nostre client ens va demanar que es fes una factura per a cada venciment, el programa realitza una facturació prèvia (prefactures). Tant si s’executa el procés de facturació automàtica, com si es factura manualment, el primer pas, és realitzar una prefactura. A ella, el programa advertirà segons la forma de pagament i els seus diferents venciments, quantes factures ha de realitzar, en dates futures. Mostrem el cercador de prefactures. Hi ha un filtre que permet mostrar les que estan pendents i les que ja han estat facturades:
En el cas que sigui necessari realitzar una factura de manera manual sense utilitzar el circuit dels contractes, el programa disposa d’un formulari, en el qual és possible detallar totes les dades necessàries i conceptes a facturar, més les diferents formes de pagament. De nou, es generarà una prefactura, a partir de la qual, segons la forma de pagament, es crearan determinades factures:
En el moment de crear les prefactures, el programa ja sap quantes factures ha de realitzar. Si s’executa el procés de facturar, crearà una factura per a cada venciment. Ara bé, el programa tindrà preparades les factures en ordre cronològic, sense posar-lis cap número de factura. Romandran en estat “de pausa”, fins a la data de facturació.
Cada dia, les persones dedicades a facturar, revisaran el llistat de factures pendents o a materialitzar i només hauran d’acceptar la seva emissió. En aquest moment, el programa inserirà el numero de factura que correspongui.
Les factures es poden modificar fins al moment de la seva emissió. Després s’ha d’utilitzar el procés per a rectificar factures:
Si el sistema de cobrament és per rebuts bancaris, l’aplicació permet gestionar rebuts per norma19 i 58, és a dir, SEPA vista i SEPA descompte:
L’aplicació disposa de gestió de cobraments, en els quals es pot distingir si falta cobrar el 100% o hi ha cobraments parcials. En cas de cobraments parcials, es gestionen les quantitats parcials i els càrrecs per comissions bancàries, motivades per devolucions dels rebuts:
El traspàs al programa SAP de comptabilitat, permet seleccionar entre dates, les dades a traspassar i repetir dades traspassades anteriorment:
El programa disposa d’una gestió de llistats molt completa i les dades es poden exportar a Excel en qualsevol moment. Malgrat això, oferim un mòdul per a generar llistats, a lliure criteri, barrejant les dades que desitgi el nostre client.
Aplicació realitzada amb Visual.net i base de dades SQL. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar de la base de dades SQL Express (mínim). L’aplicació està realitzada en idioma Castellà. Nota: Les dades inserides a les imatges són fictícies.
