Es tracta d’un llibre de fulls de càlcul, orientat a programar les tasques dels treballadors, dividint-los en diversos grups de treball i amb el suport de diferents vehicles. Els fulls de càlcul distingeixen per colors, els equips que es formen en funció dels vehicles. S’especifica el nom del client, la quantitat de treballadors que forma cada equip i les hores dedicades per a fer el treball. A part, s’especifica la quantitat de treballadors en plantilla que hi ha disponibles cada dia, si hi ha treballadors de baixa i si es contracten treballadors temporals i externs.
L’objectiu de les fulles, és sumar per colors, la quantitat d’hores treballades. Després s’analitza la quantitat d’hores disponibles, contractades i facturades, de manera diària i setmanal.
Expliquem el detall de la composició del llibre de càlcul:
El llibre de fulls de càlcul es compon de 13 fulles; un full de configuració per a l’any i un full per a cada mes de l’any.
El full de configuració:
L’usuari ha d’especificar l’any i els dies festius d’aquest any. La fulla calcula en quin dia de la setmana cau cada data, el nombre de setmanes de cada mes i de l’any.
A partir d’aquest calendari setmanal i mensual, més els dies festius, podem establir per a cada mes, un full de càlcul, amb els quadres setmanals de treballs. Els dies festius que cauen en dies laborables, es bloquejaran perquè l’operador no pugui introduir dades per error. A part, aquests dies s’acoloriran en vermell i s’indicaran com a festius.
Els fulls mensuals:
Cada full mensual, tindrà fins a cinc taules setmanals, una per a cadascuna de les cinc possibles setmanes de cada mes.
No tots els mesos tenen cinc setmanes, per la qual cosa s’haurà de calcular, si la setmana número cinc, s’ha d’emplenar o no. Si no s’emplena, aquest quadre setmanal es bloquejarà. I no tindrà dates indicades.
Cada setmana, presenta només els cinc dies laborables. Si un d’aquests dies, és festiu, la casella de la data es marca en color vermell i s’indica que és festiu. Això ja es calcula, quan s’indica en el full de configuració, les dates festives de cada any. A més, el dia festiu quedarà bloquejat, perquè no s’introdueixin treballs per error.
Hi ha un camp combinat per a cadascun dels treballs i per a cada dia. Aquest camp combinat, permet seleccionar l’Equip de treball que intervindrà. En seleccionar un dels equips, es marcarà amb un color, la franja de treball. Després s’haurà d’indicar la quantitat d’operaris que intervenen i les hores dedicades.
Finalment, el full calcula per a cada dia, cada setmana i cada mes, les hores totals dedicades.
L’anàlisi de les hores Disponibles, Contractades i Facturades, permet saber si les hores estan cobertes, si sobren treballadors o falta treball i, si fa falta realitzar hores extres o contractar treballadors temporals i/o externs.
Aplicació realitzada amb Excel. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar del programa MS Excel. L’aplicació està realitzada en idioma Català. Es pot traduir i adaptar. Nota: Les dades inserides en les imatges són fictícies.
