Es tracta d’una aplicació feta a mida per a una empresa que realitza reportatges fotogràfics de nadons, en diversos àmbits, entre ells, dins del mateix recinte clínic/hospitalari de l’enllumenament.
Aquesta aplicació s’utilitza per a controlar tota la gestió de producció, administrativa i comercial dels seus serveis: entrada de dades dels clients, recepció dels rodets que lliuren els fotògrafs, control del revelat de les fotos (lliurament i recepció als laboratoris), gestió comercial de les vendes d’aquestes fotos (reportatges i comandes), gestió comercial per a la venda d’altres articles (recomandes), control comercial dels venedors (comissions, estoc i dipòsits), i gestió de dades dels Hospitals, Laboratoris, fotògrafs i Comercials. L’aplicació també realitza el control d’estoc, comandes a proveïdors i dades d’aquests, sobretot en els relatius als articles que intervenen a la producció.
A continuació expliquem amb més detall l’aplicació:
La gestió principal s’inicia amb la gestió dels reportatges fotogràfics. Aquesta gestió té una successió de passos:
- Inicialment s’introdueixen les dades generant una llista de preses, per a situar el lloc, identificar al fotògraf i la quantitat de rodets usats. Després s’especifiquen els reportatges realitzats en cada presa i finalment s’assignen els rodets a un laboratori de revelat:
- Hi ha un cercador de reportatges per presa, per quan es produeixi el retorn dels reportatges, una vegada acabat el procés de revelat. El cercador disposa d’un filtre que permet seleccionar per número de rodet, número de reportatge, nom del client, lloc del reportatge, per fotògraf, entre dates d’enviament, etc.:
- A continuació es realitza la preparació de la comanda. En la comanda s’especifiquen les dades relatives al “Llistat de Comandes per Presa”, les “Dades Bàsiques” de la comanda (ubicació, fotògraf, venedor, client, etc.), i de la “Composició i Qualitat” del reportatge:
- Després es pot ampliar la comanda amb altres serveis (Comanda i Recomanda). En aquest punt es mostren quatre apartats, en els quals recuperem les “Dades” bàsiques de la comanda, la “Comanda inicial” que incrementem afegint més “Línies a la Recomanda” amb altres articles, veiem els “Totals” de la comanda i establim la “Forma de pagament” i les anotacions comptables:
- Hi ha disponible un cercador de comandes que mostra les comandes obertes, tancades, anul·lades i té un filtre per a trobar-les per número de rodet, reportatge, per client, per fotògraf, ubicació, data de la presa, etc.:
- Els reportatges s’assignen a un venedor, per al seu seguiment. També és possible realitzar el canvi de venedor i buscar els reportatges sense assignar. A més hi ha un filtre que permet cercar les comandes per diversos criteris:
- Es completa la gestió amb l’exportació de dades a un programa de comptabilitat i amb la importació dels impagats, des del programa comptable.
A l’aplicació trobem una gestió secundària per a canalitzar les dades dels Clients, Fotògrafs, Hospitals, Laboratoris, Proveïdors, Comandes a proveïdors, Control de l’estoc i Venedors:
- Clients: Cercador de clients, Fitxa amb les seves dades de filiació i dades creuades dels Reportatges, Comandes i Històric comptable, per client.
- Fotògrafs:
- Cercador de fotògrafs:
- Fitxa (amb les seves dades de filiació, Hospitals assignats, Dates d’absències, Detall d’activitat, Resum d’activitat):
- Producció i despeses: dades mensuals relacionades amb els seus reportatges i l’hospital, les mateixes dades entre dates, presència mensual del fotògraf, anàlisi per regions, nòmines:
- Sustitució de fotògrafs:
- Control del seu estoc.
- Qualitat dels seus reportatges.
- Històric comptable relacionat amb el fotògraf.
- Hospitals:
- Cercador d’Hospitals:
- Dades dels Hospitals (Dades de filiació, Contactes, Estadístiques dels naixements per mes):
- Dades dels Contactes (Dades de filiació, Cercador de contactes):
- Laboratoris: Cercador de laboratoris de revelat, fitxa amb dades de filiació, dades dels contactes, cercador de contactes en els laboratoris, Control de rodets enviats i pendents de processar, anul·lació del revelat d’un reportatge, històric comptable relatiu als laboratoris.
- Proveïdors: Cercador de proveïdors, fitxa amb dades de filiació, dades dels contactes, cercador de contactes en els proveïdors, articles que subministra (dades creuades de les fitxes dels articles, agrupades per proveïdor), històric comptable relatiu als proveïdors.
- Comandes a Proveïdors: Dades creuades procedents de les comandes que realitzen els clients, agrupats per proveïdor.
- Estoc central: Estoc de l’empresa i ubicació, ja que disposa d’un magatzem central, però a més cada fotògraf i venedor, pot disposar d’una part d’aquest estoc (dipòsits).
- Venedors: Cercador de venedors, fitxa amb dades de filiació, control del seu estoc, relació de clients assignats per venedor, històric comptable relatiu als venedors, i estat de la venda per venedor.
Finalment i per a completar l’aplicació, trobem els arxius auxiliars (mestres), on hi han les fitxes dels articles, paràmetres de qualitat per a catalogar les fotografies, també per al reportatge, càrrecs que ocupen els contactes, models per a les cartes que s’envien a clients i contactes, codis postals, conceptes de despesa, entitats financeres, estats de la venda, festivitats per a les vacances dels fotògrafs, formes de pagament, despeses de reproducció, despeses de transport, etc.
Aplicació realitzada amb Access. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar del programa MS Access. L’aplicació està realitzada en idioma castellà. Nota: Les dades inserides a les imatges són fictícies.
