Es tracta d’un llibre de fulls de càlcul, orientat a comparar les hores realitzades, front les hores proposades com a objectiu. Si el treballador supera les hores marcades com a objectiu, pot cobrar hores extra, si no, només les hores realitzades.
És un llibre per a treballs realitzats per hores, que inclou control de baixes, incidències, vacances i calendari anual amb festivitats.
Expliquem el detall de la composició del llibre de càlcul:
El llibre de fulls de càlcul es compon de 23 fulles; una fulla de selecció inicial, una fulla per a la configuració del calendari anual i altres paràmetres, dotze fulles (mensuals) per a anotar les baixes i les vacances, una fulla resum de baixes i vacances, una fulla per al control d’hores realitzades per cada treballador i les seves hores objectiu, una fulla de resum d’hores realitzades, tres fulles per a indicar incidències de l’any actual i dos anteriors, més una altra fulla de resum d’incidències. Finalment hi ha una fulla oculta que s’utilitza com a plantilla que facilitar la creació d’una fulla resum d’hores, que es pot crear mitjançant un botó (associat a una macro), per a cada treballador.
El full de configuració:
L’usuari ha d’especificar l’any i els dies festius d’aquest any. La fulla calcula en quin dia de la setmana cau cada data, el nombre de setmanes de cada mes i de l’any. En la mateixa fulla s’introdueixen també, els paràmetres concernents als dies laborals, les hores laborals, formatives i facturables. Aquests valors serveixen de base per als càlculs posteriors. El calendari és perpetu.
Les fulles mensuals de baixes i vacances:
Cada fulla mensual, permet l’anotació dels dies de baixa i els dies de vacances realitzades. Aquestes fulles marquen els dies festius i els caps de setmana amb colors, en funció de l’anotat en la fulla de calendari. Cada línia és per a un dia del mes i les columnes són per a les baixes i les vacances dels treballadors.
Com a resum, trobarem una fulla final, amb els valors anuals de cada mes i cada treballador:
La fulla de Control Hores i Objectius per treballador:
És la fulla principal, en la qual s’anoten les hores realitzades. Primer s’ha d’especificar una data d’inici del treballador. També és possible anotar una data final, si el treballador finalitza la seva relació amb l’empresa abans de finalitzar l’any. A continuació, podem anotar les hores mensuals realitzades. Cada línia és un mes. En anotar les hores realitzades, en la columna objectiu, es calculen les hores sobre la base de la data en què el treballador a iniciat la seva relació laboral amb l’empresa. S’anoten hores facturables i hores formatives. Després, el programa realitza un consolidat d’ambdues. El quadre per treballador inclou una columna per a baixes i una altra per a vacances; els valors d’ambdues procedeixen de les fulles mensuals de baixes i vacances. També hi ha una columna per a anotar possibles errors comesos pel treballador, per les incidències ocasionades. Finalment, hi ha una columna que indica el balanç d’hores entre les realitzades i les objectiu, tenint en comptes les baixes i les vacances realitzades.
Hi ha un total de 10 columnes per a les anotacions de cada treballador (hores Facturables, Formatives i el Consolidat, realitzades més objectiu i baixes, vacances, etc.) i 12 línies, per a cada mes, més totals per trimestre i any. També es calculen les hores anuals pendents i es realitza una verificació.
Finalment hi ha un botó que permet generar una fulla de resum, d’aquest quadre. Serveix per a poder lliurar les dades recollides i presentar-les a cada treballador. Per a generar aquesta fulla, hi ha una macro que utilitza una altra fulla oculta, com a plantilla, i realitza els càlculs pertinents.
La fulla de Resum d’Hores:
Aquesta fulla mostra un resum d’hores Facturables, Formatives i el Consolidat, per cada treballador i mes. Els valors presentats es calculen de manera automàtica.
Les fulles d’incidències:
Hi ha quatre fulles d’incidències, per a anotar els errors realitzats pels treballadors i que l’empresa ha d’assumir enfront dels seus clients. Són fulles d’anotacions que indiquen el nombre d’incidències al mes. Serveixen per a veure l’efectivitat de cada treballador, però no sumen ni resten hores, només presenten informació.
Aplicació realitzada amb Excel. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar del programa MS Excel. L’aplicació està realitzada en idioma Català. Es pot traduir i adaptar. Nota: Les dades inserides en les imatges són fictícies.
