El nostre client treballa amb un programa de comptabilitat, però exporta les dades comptables a Excel, per a poder ordenar a la seva conveniència la presentació dels comptes comptables, amb la finalitat de realitzar el control pressupostari, segons el seu criteri.
Aquesta tasca ha de realitzar-la cada mes. L’inconvenient està en la distribució de les dades exportades i en el volum de dades, que fan molt laboriosa, la tasca. Anem a pams.
El programa de comptabilitat, quan exporta les dades, presenta al full Excel, línies de dades separades i inconnexes, desordenades. El primer que s’ha de realitzar és, una macro de referències relatives, que agrupi les línies de dades i les distribueixi correctament.
Després les dades es poden integrar a una plantilla preparada, amb la presentació i distribució dels comptes comptables, segons el criteri del client.
Mostrem un exemple de dades obtingudes en l’exportació del programa de comptabilitat:
La imatge mostra els comptes comptables en la primera columna i el literal de cada compte en la següent. Però els comptes i els seus literals estan en una línia i els valors corresponents estan en una altra línia diferent (inferior). A més, els valors numèrics es troben desplaçats una columna més a la dreta i el valor corresponent a l’última columna, es troba a la seva mateixa columna, però una altra línia més, per sota. La funció de la macro, és la de posar cada valor, a la seva línia i columna corresponent, i eliminar les línies en blanc que quederan després de desplaçar els valors. D’aquesta forma es fa la correcta agrupació de les dades, fent que estiguin en columnes i files consecutives.
Mostrem el resultat, la presentació de les dades, després d’utilitzar la macro:
Amb les dades ordenades, ja podem utilitzar la plantilla preparada en un altre llibre Excel, per a realitzar el Control Pressupostari. Aquesta plantilla utilitza dos fulls, una per a captar les dades ja ordenades, i una altra per a presentar el Control Pressupostari.
Al full de captació de dades utilitzem fórmules que estableixen un vincle amb el full inicial i sumen els valors en funció del compte comptable. Mostrem una imatge:
Una vegada que ja tenim les dades vinculades, ja podem desplaçar-nos al full de Control Pressupostari, on trobarem totes les quantitats al seu lloc, segons el criteri del client i les formules introduïdes. Mostrem una part del full:
Aplicació realitzada amb Excel. Per a utilitzar aquesta aplicació és necessari disposar del programa MS Excel. L’aplicació està realitzada en idioma Català. Nota: Les dades inserides a les imatges són fictícies.
