Realizamos la gestión documental como ampliación de una aplicación iniciada por nosotros y detallada en el apartado “Gestión para Contratos de Prevención de Riesgos Laborales”, para:
- la combinación con los datos de clientes y contratos, con un modelo de contrato.
- facilitar la salvaguarda y la localización de los contratos firmados por los clientes.
- realizar las renovaciones de los contratos.
A continuación explicamos de forma un poco más detallada, estos puntos:
La empresa dispone de diversos modelos de contratos, más de 180, que utiliza para la combinación de los datos de sus clientes, según las opciones que contratan y por cada delegación. Para facilitar esta combinación de datos, creamos un formulario que presenta la lista de los modelos de contratos y permite la combinación de datos y documento, para un solo contrato, o para un grupo de contratos. Los modelos de contrato se preparan con un editor de Crystal Reports.
El programa permite seleccionar un cliente por su número de contrato, su NIF, su código de cliente o por su nombre fiscal. Para seleccionar un grupo de clientes, se puede filtrar entre códigos de clientes, por fecha fin de contrato, por una provincia, por una comunidad autónoma o para todos los clientes o prospectos.
El resultado se muestra en forma de listado en pantalla, de forma que el operador puede seleccionar todos los registros mostrados, o solo los que le interese.
La combinación puede dar como resultado, un documento de Word, un documento en formato PDF, en formato XLS o en formato RTF.
Los documentos firmados por los clientes, se escanean. Nuestro programa dispone de una utilidad que en base al número de contrato, deposita sus imágenes en una carpeta del servidor. Después se pueden recuperar, buscando por el mismo número de contrato, directamente en el servidor, o bien, desde nuestra aplicación, en el apartado de “Seguimiento del Contrato”.
Para esta gestión, se modificó la parte del formulario de contrato y su seguimiento. Permitiendo la obtención de los contratos de cada cliente, dentro de su propia ficha.
Los contratos de los clientes, se renuevan de forma anual. El programa permite la renovación individual o colectiva, filtrando por diversos parámetros. Cuando el programa muestra la lista de empresas a renovar, el operador puede seleccionar todos o diversos clientes, antes de efectuar la renovación. Para realizar la renovación se puede aplicar un incremento del precio, en base el IPC, o renovar sin aplicar incrementos:
La combinación de documentos, que también puede hacerse desde el apartado de contratos de cada cliente, también permite obtener certificados, para que el cliente pueda demostrar que tiene su cobertura al día.
Aplicación realizada con Visual.Net y base de datos SQL. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer de la base de datos SQL Express (mínimo). La aplicación está realizada en idioma Castellano. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
