Se trata de un libro de hojas de cálculo, orientado a programar las tareas de los trabajadores, dividiéndolos en diversos grupos de trabajo y con el apoyo de diferentes vehículos. Las hojas de cálculo distinguen por colores, los equipos que se forman en función de los vehículos. Se especifica el nombre del cliente, la cantidad de trabajadores que forma cada equipo y las horas dedicadas para realizar el trabajo. A parte, se especifica la cantidad de trabajadores en plantilla que hay disponibles cada día, si hay trabajadores de baja y si se contratan trabajadores temporales y externos.
El objetivo de las hojas, es sumar por colores, la cantidad de horas trabajadas. Después se analiza la cantidad de horas disponibles, contratadas y facturadas, de forma diaria y semanal.
Explicamos el detalle de la composición del libro de cálculo:
El libro de hojas de cálculo se compone de 15 hojas; una hoja de configuración para el año en curso, una hoja para cada mes del año (12), una hoja resumen para calcular la carga de trabajo semanal y otra hoja con el histórico semanal de la carga de trabajo.
La hoja de configuración:
El usuario debe especificar el año y los días festivos de ese año. La hoja calcula en qué día de la semana cae cada fecha, el número de semanas de cada mes y del año.
A partir de éste calendario semanal y mensual, más los días festivos, podemos establecer para cada mes, una hoja de cálculo, con los cuadros semanales de trabajos. Los días festivos que caen en días laborables, se bloquearan (mediante la programación realizada) para que el operador no pueda introducir datos por error. A parte, esos días se colorearan en rojo y se indicaran como festivos para que estén bien identificados.
Las hojas mensuales:
Cada hoja mensual, tendrá hasta cinco tablas semanales, una para cada una de las cinco posibles semanas de cada mes.
No todos los meses tienen cinco semanas, por lo que se deberá calcular, si la semana número cinco, se debe rellenar o no. Si no se rellena, ese cuadro semanal se bloqueará. Y no tendrá fechas indicadas.
Cada semana, presenta sólo los cinco días laborables. Si uno de esos días, es festivo, la casilla de la fecha se marca en color rojo y se indica que es festivo. Esto ya se calcula, cuando se indica en la hoja de configuración, las fechas festivas de cada año. Además, el día festivo quedará bloqueado, para que no se introduzcan trabajos por error.
Hay una columna en la que indicamos el Equipo de trabajo que intervendrá. Al escribir el código de uno de los equipos, se marcará con un color la franja de trabajo. Después se tendrá que indicar la cantidad de operarios que intervienen y las horas dedicadas para ese trabajo.
Cada hoja mensual calcula para cada día, cada semana y cada mes, las horas totales dedicadas.
El análisis de las horas Disponibles, Contratadas y Facturadas, permite saber si las horas están cubiertas, si sobran trabajadores o falta trabajo y, si hace falta realizar horas extras o contratar trabajadores temporales y/o externos.
La hoja de Carga de trabajo:
Se trata de una hoja que calcula por línea, las horas de trabajo de todos los equipos para cada semana, hasta un total de cinco semanas. Es decir, la semana propia, y cuatro semanas futuras. Los cálculos se hacen por semanas, eso quiere decir que en este cuadro no se delimitan los meses, por lo que cada línea puede mostrar datos parciales de dos meses, pero los cálculos se hacen por semanas, sin importar de qué mes se trata. De todas formas, para saber el periodo en el que nos encontramos, en cada fila, indicamos la fecha correspondiente al lunes y al viernes de cada semana.
Después encontramos una columna que suma el total de horas de las cinco semanas, a continuación, otra columna muestra la suma del total de horas para las cinco semanas posteriores, otra columna con el total de horas anotadas hasta final de año y un total anual de horas. Se entiende que el operador introduce horas que pueden ser actuales o futuras, con lo que la hoja indica la previsión de trabajadores necesarios en futuras semanas.
En este mismo cuadro, se indican dos columnas más. Una permite anotar las horas reales facturadas y la otra calcula la diferencia entre estas horas y el total de horas anuales calculadas, para ver el desvío de horas.
En la misma tabla, se indican para cada semana, la previsión de trabajadores necesarios para cubrir las horas calculadas. De la misma forma que antes, se muestran cinco columnas (una para cada semana), otra con la media de las cinco semanas anteriores, a continuación otra con la media de las cinco semanas posteriores, otra con la media para el resto de semanas hasta fin de año y finalmente, la media de trabajadores total.
La hoja presenta dos botones: para imprimir la hoja y para copiar los datos de una semana concreta, a la hoja Histótico de Carga de trabajo.
La hoja Histórico Carga de trabajo:
Es una hoja que recoge los datos que se consideran definitivos, para cada semana. El botón antes mencionado, activa una macro que copia los valores de una semana concreta y los coloca en la hoja histórico, en la semana correspondiente. Esto permite tener una imagen más real de los datos, ya que la hoja anterior se puede utilizar para hacer previsiones, con lo que los datos pueden variar a menudo y la hoja histórico se puede considerar más definitiva.
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Catalán. Se puede traducir y adaptar. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.