Se trata de un libro de hojas de cálculo, orientado a programar las tareas de los trabajadores, dividiéndolos en diversos grupos de trabajo y con el apoyo de diferentes vehículos. Las hojas de cálculo distinguen por colores, los equipos que se forman en función de los vehículos. Se especifica el nombre del cliente, la cantidad de trabajadores que forma cada equipo y las horas dedicadas para realizar el trabajo. A parte, se especifica la cantidad de trabajadores en plantilla que hay disponibles cada día, si hay trabajadores de baja y si se contratan trabajadores temporales y externos.
El objetivo de las hojas, es sumar por colores, la cantidad de horas trabajadas. Después se analiza la cantidad de horas disponibles, contratadas y facturadas, de forma diaria y semanal.
Explicamos el detalle de la composición del libro de cálculo:
El libro de hojas de cálculo se compone de 13 hojas; una hoja de configuración para el año y una hoja para cada mes del año.
La hoja de configuración:
El usuario debe especificar el año y los días festivos de ese año. La hoja calcula en qué día de la semana cae cada fecha, el número de semanas de cada mes y del año.
A partir de éste calendario semanal y mensual, más los días festivos, podemos establecer para cada mes, una hoja de cálculo, con los cuadros semanales de trabajos. Los días festivos que caen en días laborables, se bloquearan para que el operador no pueda introducir datos por error. A parte, esos días se colorearan en rojo y se indicaran como festivos.
Las hojas mensuales:
Cada hoja mensual, tendrá hasta cinco tablas semanales, una para cada una de las cinco posibles semanas de cada mes.
No todos los meses tienen cinco semanas, por lo que se deberá calcular, si la semana número cinco, se debe rellenar o no. Si no se rellena, ese cuadro semanal se bloqueará. Y no tendrá fechas indicadas.
Cada semana, presenta sólo los cinco días laborables. Si uno de esos días, es festivo, la casilla de la fecha se marca en color rojo y se indica que es festivo. Esto ya se calcula, cuando se indica en la hoja de configuración, las fechas festivas de cada año. Además, el día festivo quedará bloqueado, para que no se introduzcan trabajos por error.
Hay un campo combinado para cada uno de los trabajos y para cada día. Este campo combinado, permite seleccionar el Equipo de trabajo que intervendrá. Al seleccionar uno de los equipos, se marcará con un color, la franja de trabajo. Después se tendrá que indicar la cantidad de operarios que intervienen y las horas dedicadas.
Finalmente, la hoja calcula para cada día, cada semana y cada mes, las horas totales dedicadas.
El análisis de las horas Disponibles, Contratadas y Facturadas, permite saber si las horas están cubiertas, si sobran trabajadores o falta trabajo y, si hace falta realizar horas extras o contratar trabajadores temporales y/o externos.
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Catalán. Se puede traducir y adaptar. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
