Gestión para la confección de fundas para futones, realizada en un libro Excel que permite llevar un control completo de la producción, stock y venta.
Para realizar esta gestión se han tenido en cuenta las siguientes etapas:
- Entrada de telas, en rollos de diversos metros lineales.
- Proceso de confección de las fundas, a partir de las telas anteriores.
- Venta de las fundas en tienda física o virtual (a través de la web).
- Control de Stock de telas y de fundas realizadas.
- Estadísticas de resumen.
- Tabla de equivalencias, para calcular los metros lineales, según medidas.
- Hoja de impresión, resumen mensual de pedidos.
- Esquemas por metro lineal.
- Cálculo para fundas a medida.
Para cada etapa, creamos una hoja, dentro del mismo libro Excel, realizando fórmulas que interactúan entre estas hojas. A continuación explicamos con más detalle, cada hoja.
Entrada de telas:
La materia prima son rollos de telas que se compran con una extensión de varios metros lineales y se entregan a un confeccionista. Los datos que se precisan conocer, son: Color o estampado de la tela, Metros lineales pedidos, Fecha del pedido, Fecha de recepción, Metros lineales recibidos y Confeccionista al que se le entrega el rollo de tela. Esta hoja solo registra la entrada de material.
Confección fundas:
Esta hoja registra los pedidos de fundas a los confeccionistas, y la recepción de estos pedidos.
En la parte que registra el pedido que se realiza al confeccionista, tomamos nota de las fundas a confeccionar, qué confeccionista las realizará, los metros lineales que consumirá para realizar las fundas y el coste del pedido.
En la parte de recepción de fundas, se registrará en qué fecha se reciben las fundas, en qué almacén se depositan y cual será su precio de venta. Además como las líneas de recepción de las fundas, coinciden con las de sus pedidos, añadimos una celda al final de la tabla, para marcar el cierre de ese pedido.
En principio, está prevista la entrada de pedidos para medidas estandarizadas, pero es posible introducir medidas especiales. En este caso, es preciso añadir también los metros lineales que equivalen a esa medida especial.
Venta de fundas:
En esta hoja se detallan las ventas realizadas en la tienda. Cada pedido, consta del código de cada funda, su color o estampado, su medida, la cantidad, el precio y la fecha de venta. También es posible introducir ventas para medidas especiales.
La venta que se realiza en la web, se trata mediante una importación de datos y se integra en el control de stocks.
Control de los stocks:
La empresa dispone de una web, a través de la cual realiza una parte de la venta de las fundas y por tanto, en ella también lleva un control de stocks. Estos datos se extraen y se introducen en una hoja aparte, dentro de este libro, para coordinar los stocks totales y verificar cantidades.
El control de stocks, implica saber la cantidad de material que tienen los confeccionistas. También los artículos y unidades depositados en los almacenes, y en la tienda física, contrastando con el stock introducido en la web.
El control de stocks, también muestra alertas, sobre la situación de cada artículo, con semáforos de tres colores. Se controla una cantidad intermedia y el mínimo, para lanzar alertas, con colores verde, amarillo y rojo.
Estadísticas y resumen de gestión:
En esta hoja, se presentan diversos cuadros, que calculan de forma mensual, anual o entre fechas:
- Pedidos en metros lineales por confeccionista, con alertas, para saber si se les terminan los rollos de tela.
- Stock de fundas entre fechas.
- Ventas de fundas entre fechas.
Hoja Auxiliar:
Datos necesarios para establecer:
- Tablas de conversión de las medidas de las fundas, en sus correspondientes metros lineales.
- Cantidad intermedia para activar la alerta de stock, con semáforo amarillo.
- Cantidad mínima para activar la alerta de stock con semáforo rojo.
- Cantidad mínima para activar la alerta de stock para los metros lineales de las telas.
- Precios de coste según medidas.
- Precios de venta según medidas.
- Valores para los campos desplegables del programa.
Impresión de los pedidos generados cada mes:
Para esta hoja se creó una tabla dinámica que recoge todos los pedidos y los agrupa por meses, sumando las unidades según procedencia (almacenes, tienda) y mostrando la cantidad total de fundas vendidas.
Esquemas por metro lineal:
Esta hoja contiene las especificaciones para las medidas de cada funda, con todo el detalle desglosado, para su confección, incluyendo las mermas obtenidas y el uso que se da a estas mermas. Incluye un esquema gráfico para el patrón, marcado y corte de la tela, en cada medida.
Cálculo del Metro lineal, para medidas especiales:
Es una plantilla de cálculo para cualquier medida de funda, con un esquema genérico, para establecer el patrón, marcado y corte de la tela.
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Castellano. Se puede traducir y adaptar. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
