Se trata de una aplicación hecha a medida para una empresa que realiza reportajes fotográficos de bebés recién nacidos, en diversos ámbitos, entre ellos, dentro del mismo recinto clínico/hospitalario del alumbramiento.
Esta aplicación se utiliza para controlar toda la gestión de producción, administrativa y comercial de sus servicios: entrada de datos de los clientes, recepción de los carretes que entregan los fotógrafos, control del revelado de las fotos (entrega y recepción a los laboratorios), gestión comercial de las ventas de dichas fotos (reportajes y pedidos), gestión comercial para la venta de otros artículos (repedidos), control comercial de los vendedores (comisiones, stock y depósitos), y gestión de datos de los Hospitales, Laboratorios, fotógrafos y comerciales. La aplicación también realiza el control de stock, pedidos a proveedores y datos de los mismos, sobre todo en los relativos a los artículos que intervienen en la producción.
A continuación explicamos con más detalle la aplicación:
La gestión principal se inicia con la gestión de los reportajes fotográficos. Esta gestión tiene una sucesión de pasos:
- Inicialmente se introducen los datos generando una lista de tomas, para ubicar el lugar, identificar el fotógrafo y la cantidad de carretes usados. Después se especifican los reportajes realizados en cada toma y finalmente se asignan los carretes a un laboratorio de revelado:
- Hay un buscador de reportajes por toma, para cuando se produzca el retorno de los reportajes, una vez terminado el proceso de revelado. El buscador dispone de un filtro que permite seleccionar por número de carrete, número de reportaje, nombre del cliente, lugar del reportaje, por fotógrafo, entre fechas de envío, etc.:
- A continuación se realiza la preparación del pedido. En el pedido se especifican los datos relativos al “Listado de Pedidos por Toma”, los “Datos Básicos” del pedido (ubicación, fotógrafo, vendedor, cliente, etc.), y de la “Composición y Calidad” del reportaje:
- Después se puede ampliar el pedido con otros servicios (Pedido y Repedido). En este punto se muestran cuatro apartados, en los que recuperamos los “Datos” básicos del pedido, el “Pedido inicial” que incrementamos añadiendo más “Líneas al Repedido” con otros artículos, vemos los “Totales” del pedido y establecemos la “Forma de pago” y los apuntes contables:
- Hay disponible un buscador de pedidos que muestra los pedidos abiertos, cerrados, anulados y tiene un filtro para encontrarlos por número de carrete, reportaje, por cliente, por fotógrafo, ubicación, fecha de la toma, etc.:
- Los reportajes se asignan a un vendedor, para su seguimiento. También es posible realizar el cambio de vendedor y buscar los reportajes sin asignar. Además hay un filtro que permite buscar los pedidos por diversos criterios:
- Se completa la gestión con la exportación de datos a un programa de contabilidad y con importación de los impagados, desde el programa contable.
En la aplicación encontramos una gestión secundaria para canalizar los datos de los Clientes, Fotógrafos, Hospitales, Laboratorios, Proveedores, Pedidos a proveedores, Control del stock y Vendedores:
- Clientes: Buscador de clientes, Ficha con sus datos de filiación y datos cruzados de los Reportajes, Pedidos e Histórico contable, por cliente.
- Fotógrafos:
- Buscador de fotógrafos:
- Ficha (con sus datos de filiación, Hospitales asignados, Fechas de ausencias, Detalle de actividad, Resumen de actividad):
- Producción y gastos: datos mensuales relacionados con sus reportajes y el hospital, los mismos datos entre fechas, presencia mensual del fotógrafo, análisis por regiones, nóminas:
- Sustitución de fotógrafos:
- Control de su stock.
- Calidad de sus reportajes.
- Histórico contable relacionado con el fotógrafo.
- Hospitales:
- Buscador de Hospitales:
- Datos de los Hospitales (Datos de filiación, Contactos, Estadísticas de nacimientos por mes):
- Datos de los Contactos (Datos de filiación, Buscador de contactos):
- Laboratorios: Buscador de laboratorios de revelado, ficha con datos de filiación, datos de los contactos, buscador de contactos en los laboratorios, Control de carretes enviados y pendientes de procesar, anulación del revelado de un reportaje, histórico contable relativo a los laboratorios.
- Proveedores: Buscador de proveedores, ficha con datos de filiación, datos de los contactos, buscador de contactos en los proveedores, artículos que suministra (datos cruzados de las fichas de los artículos, agrupados por proveedor), histórico contable relativo a los proveedores.
- Pedidos a Proveedores: Datos cruzados procedentes de los pedidos que realizan los clientes, agrupados por proveedor.
- Stock central: Stock de la empresa y ubicación, ya que dispone de un almacén central, pero además cada fotógrafo y vendedor, puede disponer de una parte de este stock (depósitos).
- Vendedores: Buscador de vendedores, ficha con datos de filiación, control de su stock, relación de clientes asignados por vendedor, histórico contable relativo a los vendedores, y estado de la venta por vendedor.
Finalmente y para completar la aplicación, encontramos los archivos auxiliares (maestros), donde encontramos las fichas de los artículos, parámetros de calidad para catalogar las fotografías, también para el reportaje, cargos que ocupan los contactos, modelos para las cartas que se envían a clientes y contactos, códigos postales, conceptos de gasto, entidades financieras, estados de la venta, festividades para las vacaciones de los fotógrafos, formas de pago, gastos de reproducción, gastos de transporte, etc.
Aplicación realizada con Access. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Access. La aplicación está realizada en idioma castellano. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
