Se trata de un libro de hojas de cálculo, orientado a comparar las horas realizadas, frente las horas propuestas como objetivo. Si el trabajador supera las horas marcadas como objetivo, puede cobrar horas extra, si no, solo las horas realizadas.
Es un libro para trabajos realizados por horas, que incluye control de bajas, incidencias, vacaciones y calendario anual con festividades.
Explicamos el detalle de la composición del libro de cálculo:
El libro de hojas de cálculo se compone de 23 hojas; una hoja de selección inicial, una hoja para la configuración del calendario anual y otros parámetros, doce hojas (mensuales) para anotar las bajas y las vacaciones, una hoja resumen de bajas y vacaciones, una hoja para el control de horas realizadas por cada trabajador y sus horas objetivo, una hoja de resumen de horas realizadas, tres hojas para indicar incidencias del año actual y dos anteriores, más otra hoja de resumen de incidencias. Finalmente hay una hoja oculta que se utiliza como plantilla que facilitar la creación de una hoja resumen de horas, que se puede crear mediante un botón (asociado a una macro), para cada trabajador.
La hoja de configuración:
El usuario debe especificar el año y los días festivos de ese año. La hoja calcula en qué día de la semana cae cada fecha, el número de semanas de cada mes y del año. En la misma hoja se introducen también, los parámetros concernientes a los días laborales, las horas laborales, formativas y facturables. Estos valores sirven de base para los cálculos posteriores. El calendario es perpetuo.
Las hojas mensuales de bajas y vacaciones:
Cada hoja mensual, permite la anotación de los días de baja y los días de vacaciones realizadas. Estas hojas marcan los días festivos y los fines de semana con colores, en función de lo anotado en la hoja de calendario. Cada línea es para un día del mes y las columnas son para las bajas y las vacaciones de los trabajadores.
Como resumen, encontraremos una hoja final, con los valores anuales de cada mes y cada trabajador:
La hoja de Control Horas y Objetivos por trabajador:
Es la hoja principal, en la que se anotan las horas realizadas. Primero se debe especificar una fecha de inicio del trabajador. También es posible anotar una fecha final, si el trabajador finaliza su relación con la empresa antes de finalizar el año. A continuación, podemos anotar las horas mensuales realizadas. Cada línea es un mes. Al anotar las horas realizadas, en la columna objetivo, se calculan las horas en base a la fecha en que el trabajador a iniciado su relación laboral con la empresa. Se anotan horas facturables y horas formativas. Después, el programa realiza un consolidado de ambas. El cuadro por trabajador incluye una columna para bajas y otra para vacaciones; los valores de ambas proceden de las hojas mensuales de bajas y vacaciones. También hay una columna para anotar posibles errores cometidos por el trabajador, por las incidencias ocasionadas. Finalmente, hay una columna que indica el balance de horas entre las realizadas y las objetivo, teniendo en cuentas las bajas y las vacaciones realizadas.
Hay un total de 10 columnas para las anotaciones de cada trabajador (horas Facturables, Formativas y el Consolidado, realizadas más objetivo i bajas, vacaciones, etc.) y 12 líneas, para cada mes, más totales por trimestre y año. También se calculan las horas anuales pendientes y se realiza una verificación.
Finalmente hay un botón que permite generar una hoja de resumen, de este cuadro. Sirve para poder entregar los datos recogidos y presentarlos a cada trabajador. Para generar esta hoja, hay una macro que utiliza otra hoja oculta, como plantilla, y realiza los cálculos pertinentes.
La hoja de Resumen de Horas:
Esta hoja muestra un resumen de horas Facturables, Formativas y el Consolidado, por cada trabajador y mes. Los valores presentados se calculan de forma automática.
Las hojas de incidencias:
Hay cuatro hojas de incidencias, para anotar los errores realizados por los trabajadores y que la empresa debe asumir frente a sus clientes. Son hojas de anotaciones que indican el número de incidencias al mes. Sirven para ver la efectividad de cada trabajador, pero no suman ni restan horas, solo presentan información.
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Catalán. Se puede traducir y adaptar. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
