Excel, en 1990, incorporó las tablas dinámicas para la versión 3.0, como un menú más de su aplicación. Esto facilitó y agilizó el análisis de datos. Ahora bien, mediante el uso de fórmulas de índice y referencia, de sumas condicionales y de campos combinados, es posible realizar tu propia tabla dinámica, de forma manual, aunque sea un poco más limitada.
Un cliente que utiliza una base de datos SQL, y exporta algunos datos de sus delegaciones a Excel, utiliza las tablas dinámicas, para el análisis de los datos. Este cliente nos solicitó cambiar la forma de presentar los datos, a su conveniencia, y que mediante una variable, se produjeran cambios en los datos a analizar. Para ello, creamos una especie de tabla dinámica manual, mediante fórmulas de índice y referencia, y añadimos un campo combinado, para que el usuario pudiera cambiar una variable. A continuación explicamos con más detalle este planteamiento.
Se trata de datos para el análisis contable de los gastos en las delegaciones del cliente. Su interés era que los conceptos utilizados en el análisis, se presentaran en un determinado orden, y que mediante un campo combinado, se pudiera cambiar el mes, de forma que la tabla, mostrara los gastos de una delegación, en un mes concreto y los gastos acumulados hasta ese mes, desde principios de año.
Efectivamente, las tablas dinámicas pueden agrupar los datos por delegaciones y meses, pero los conceptos se ordenan de forma alfabética. Además el cliente pidió que se calculara el acumulado. De todas formas, para este caso, utilizamos las tablas dinámicas para preparar el cálculo final, agrupando los conceptos y valores de forma mensual.
Inicialmente se dispone de una lista de conceptos, por delegación, mes, cuenta contable e importe. La lista es muy larga y dispone información de diversas delegaciones y meses, repitiendo los conceptos, pero con cifras diferentes.
A continuación realizamos una tabla dinámica que agrupa por delegación y mes, los conceptos de la hoja anterior.
En otro libro de cálculo, realizamos en diversas hojas (una para cada delegación), el cálculo correspondiente, distribuyendo las cuentas, según el orden que el cliente necesita. Creamos un campo combinado, para seleccionar el mes del cálculo y presentar las cifras correspondientes. Entonces, para realizar el cálculo del acumulado, desarrollamos una tabla más a la derecha, con las cifras mes a mes, pero acumulando en cada mes, la cifra del mes anterior, para cada cuenta. De esta forma, en la columna “Acumulado”, podemos presentar el valor que corresponda, según el mes seleccionado.
Aplicación realizada con Excel. Para utilizar esta aplicación es necesario disponer del programa MS Excel. La aplicación está realizada en idioma Castellano. Nota: Los datos insertados en las imágenes son ficticios.
